12 kostnadsfria kommunikationsverktyg som ökar teamets produktivitet

Om du har läst vår prognos för affärstrender 2021vet du att distansarbete kommer att finnas kvar för de flesta företag och konsumenter. Kanske har ditt företag haft hela 2020 på sig att ta reda på vilka verktyg för distansarbete som fungerar bäst, men vi slår vad om att vår verktygslista fortfarande kan överraska dig. Särskilt eftersom de är gratis och ger det bästa värdet där ute även jämfört med betalda verktyg.

För att förbättra produktiviteten finns det vissa förutsättningar som dina team behöver, till exempel lyhörd kommunikation, samarbete ansikte mot ansikte, kunskapsdelning, ärlig feedback och starka relationer. Våra kostnadsfria kommunikationsverktyg är indelade i tre kategorier som hjälper dig att uppfylla dina behov:

Verktyg för meddelandehantering och videokonferenser: snabbmeddelanden, möten, snabba uppdateringar, kommunikation ansikte mot ansikte och övergripande uppgiftshantering.

Verktyg för skärminspelning: spara teamets kunskaper, anordna utbildningssessioner eller göra produktdemonstrationer.

Verktyg för teambuilding: upprätthålla relationer mellan anställda, uppmuntra engagemang mellan grupper och ha roligt med dina kollegor!

Observera att verktygen som vi ska granska är gratis, men alla har uppgraderade planer med mer avancerade funktioner så att du kan utöka din verksamhet.

Meddelanden och videokonferenser

Vi presenterar de 6 mest populära och kostnadsfria programmen med tydliga beskrivningar av funktioner, fördelar och nackdelar, så att du vet vilket verktyg som är det rätta för ditt team. Våra verktygsval inkluderar Slack, Discord, Google Chat & Meet, Microsoft Teams och Zoom. Du kanske har hört talas om dessa verktyg, men känner du till alla fördelar som du kan få ut av dem?

Slack

Slack har ett användarvänligt gränssnitt, enkel installation och smarta organisationsfunktioner som har övertygat många organisationer.

Fördelar:

• Kanalbaserat meddelandeutbyte
• 1-på-1-ljudsamtal (begränsat till 15 deltagare)
• Anpassade meddelanden efter nyckelord, omnämnanden eller tid.
• RSS-flöde
• Slack-robotar för påminnelser om uppgifter och meddelanden
• Fildelning med hög gräns för uppladdning av filer (1 GB)
• Smarta index till tidigare konversationer och filer
• Samtalstrådar
• Integrering i i princip alla arbetsflöden och program på jorden (över 1500), men det finns en gräns på 10 integrationer.

Nackdelar: 

• Ingen skärmdelning, videokonferenser, eller gästkonton i freemium-planen
• Begränsat delat lagringsutrymme (5 GB) och meddelandehistorik (10 000 meddelanden). Detta beror naturligtvis på om du vill behålla dina filer och meddelanden av säkerhetsskäl.

Discord

Discord används ursprungligen och är mycket populärt inom spelvärlden, men har på senare tid även använts av utvecklare och företag. Vi kan förstå varför eftersom det verkligen är en enhörning med ett brett utbud av möjligheter.

Fördelar: 

• Kanalbaserat meddelandeutbyte
• Videokonferenser
• Delning av skärm
• Röstbaserade kanaler för push-to-talk. I princip innebär det att när du vill ha en snabb diskussion med dina kollegor kan du hoppa in i deras röstbaserade kanaler och chatta. 
• Ingen betalning per användare
• Obegränsat lagringsutrymme och meddelandehistorik. 
• Ljud av hög kvalitet och med låg latens. Eftersom den ursprungligen gjordes för spelare som behöver en röstchatt utan fördröjning för att kommunicera med varandra. 
• Discord Bots som gör det möjligt för användare att spela spel med varandra, vilket är bra för teambuilding!

Nackdelar: 

• Inga konversationstrådar! Det här kan vara en stor problemlösning för många företag, eftersom trådar är viktiga för att hålla konversationer relevanta och organiserade. Ett sätt att kringgå problemet är att citera personer, men det är inte lika trevligt att se på som trådar. 
• Låga gränser för fildelning (8 MB, vilket kan göra det svårt att ladda upp en videofil).
• Brist på integrationer till standardprogramvara.
• Inga gästkonton, vilket innebär att det är svårt att bjuda in dina (potentiella) kunder till företagets privata kanaler.

Google Chat & Meet

Google Chat och Meet är en del av Google Workplace (tidigare G Suite), som inte har någon freemium-plan. Men om hela ditt företag redan körs på Google, varför inte prova dessa verktyg? Även om dessa verktyg kommer tillsammans är Google Chat relativt okänt jämfört med sina alternativ. 

Fördelar: 

• Kanalbaserat meddelandeutbyte
• Röst-/videokonferenser (Google Meet, upp till 100 deltagare). Fram till mars 2021 kommer Google inte att införa gränsen på 60 minuter för möten.
• Delning av skärm
• Integration med Google Workplace och mer än 50 andra program
• Smart svar (ungefär som det automatiska förslaget i Gmail)
• Andra användbara funktioner i Google Meet är virtuell bakgrund, breakout-rum (för att dela upp diskussionerna i mindre grupper), omröstningar och frågor och svar (för att ge människor ett enkelt sätt att ställa frågor). 

Nackdelar: 

• Ingen registrering (finns i Enterprise-paketet) 
• Samtalen är uteslutande baserade på trådar. Beroende på företagets chattkultur kan detta vara en fördel eller nackdel.

Microsoft Teams

Microsoft Teams är en företagsanpassad lösning med mer omfattande funktioner, vilket gör den administrativa processen mer komplicerad. Det finns fler verktyg inom samma program, så de är inte bara en meddelandeapp.

Fördelar: 

• Tät integration med Office 365 och 650+ andra program
• Förmåga att dela upp konversationer och organisera dem efter specifika ämnen eller projekt i en kanal
• Automatiska textöversättningar
• Röst-/videokonferenser
• Delning av skärm
• Spårning av "Seen". 
• Skapa en ny kanal från grunden eller från en befintlig mall. 
• Andra saker som är bra att ha: delad virtuell whiteboard och "together mode", som är en delad bakgrund som får det att kännas som om ni alla är i samma rum.

Nackdelar: 

• Fram till pandemin hade Microsoft Teams-mötena en Begränsning till 60 minuter och tillåter 100 deltagare åt gången. För närvarande har det uppgraderats till 24 timmar och 300 deltagare, men vi vet inte hur länge denna uppgradering kommer att pågå.
• Lagringsutrymme: endast 2 GB per enskild användare och 10 GB delad lagring.

Glip

Glip har skapats för att integrera kommunikation och projektledning och maximera produktiviteten. Det kan vara mindre än Microsoft Teams när det gäller företagsfunktioner. Glip kommer dock att ge alla andra verktyg en chansning tack vare sina många nya och uppfriskande funktioner som kommer att gynna ditt företag.

Fördelar:

• Kanalbaserat meddelandeutbyte
• Aktivitet/Nyhetsflöde
• Videoinspelning! (gratisversionen tillåter upp till 10 timmars inspelning och lagrar dem i 7 dagar).
• Videokonferenser (24 timmars mötestid och upp till 100 deltagare)
• Värdkontroller (väntrum, stänga av alla, deltagarkontroll)
• Obegränsat antal möten
• Skärmdelning
• Växla möte mellan enheter med ett klick
• Hantera schema, filer och uppgifter med Glip's projektledningsverktyg.

Nackdelar:

• Kan ta emot upp till endast 200 deltagare
• Glips projektledningsverktyg kan vara lämpliga för mindre projekt.
• Inställningarna för meddelanden kan vara sämre än i andra program.

Zoom

Fördelar: 

• Upp till 100 deltagare i ett möte. 
• Säkerhetsfunktioner: värdkontroll, lösenordskrypterade möten, och väntrum
• Gruppchatt och privat chatt (under samma möte). 
• Inspelning (sparas på din lokala server, Zoom cloud är tillgängligt i betalda planer)
• Stabila anslutningar och bättre videokvalitet. 
• Andra verktyg som är bra att ha är t.ex. rum med pausrum, virtuell bakgrund, virtuell whiteboardtavla och omröstningar. 

Nackdelar: gruppmötenas varaktighet är begränsad till 40 minuter. Många användare har problem med att konfigurera Zoom och delta i möten. Det är oklart om appen måste installeras eller inte om man vill delta i ett möte. Nåväl, vi är här för att reda ut det: det beror på hur mötesvärden har ställt in det.

Skärminspelning

Eftersom många videokonferensverktyg saknar funktioner för skärminspelning vill vi presentera tre av våra favoritprogram, till exempel OBS Studio, Apowersoft och NCH Software.

OBS Studio

OBS Studio är ett program för videoinspelning och redigering med två i ett. Det är mycket populärt bland spelare tack vare sin förmåga att live streama videor och spela in direkt från grafikkortet, vilket resulterar i högkvalitativa videor. För företagsanvändning kommer du att finna det här verktyget fullt tillräckligt.

Fördelar:

• HD-videoinspelning eller direktsändning till populära streamingtjänster (Facebook Live, Youtube Live, Twitch osv.)
• Ingen tidsbegränsning för video 
• Kan spela in och mata in komponenter från olika källor: fönsterfoton, bilder, text, webbläsarfönster, webbkameror, inspelningskort med mera.
• Ställ in snabbknappar för olika åtgärder
• Omfattande redigeringsfunktioner: trimning, flexibla klipparrangemang och sammanställningar, anpassade övergångar, ljudmixer och ett stort antal konfigurationsalternativ.

Nackdelar:

• Mycket lite vägledning
• Användargränssnittet kan verka skrämmande

Screenity

Om du tycker att OBS Studio är för komplicerat och för avancerat för dig kan du prova Screenity. Det är ett Chrome-tillägg som låter dig fånga, kommentera, redigera och mycket mer. Verktyget gjordes ursprungligen för utbildningsändamål, till exempel för att ge kontextuell feedback och detaljerade förklaringar till elever. Men vi ser en stor potential i att införliva Screenity även i din företagsanvändning, som att göra en produktdemonstration för dina potentiella kunder.

Fördelar:

• Snabb installation, ingen inloggning
• Obegränsat antal inspelningar med ljud
• Anteckningsfunktioner: rita, lägg till pilar eller text i dina videor 
• Redigeringsfunktioner: klipp eller ta bort delar av inspelningen, markera eller dölja markören.
• Individuell mikrofon och ljudkontroller för systemet samt push to talk
• Anpassad nedräkning, dolda kontroller och många fler anpassningsalternativ
• Exportera som mp4, gif och webm eller spara videon direkt på Google Drive.
• Ladda upp till Google Drive

Nackdelar:

• Endast tillgänglig i Chrome (från och med nu)
• Det finns fortfarande några buggar och problem som måste åtgärdas, eftersom detta är ett nylanserat verktyg.

Recordscreen.io

Om ditt enda mål är att snabbt spela in din skärm är Recordscreen.io kanske ditt verktyg. Detta är ett mycket enkelt och okomplicerat verktyg, du behöver bara gå till webbplatsen och trycka på spela in. Vi provade det och det tog bokstavligen bara några få klick för dig att få igång inspelningen. 

Fördelar:

• Snabb och enkel skärminspelning från din webbläsare (ingen installation, ingen registrering)
• Spela in från skärmen, webbkameran och ljudet
• Ingen tidsbegränsning för video
• Inget vattenmärke 
• Ladda ner din video direkt

Nackdelar:

• Det enda videoformatet är Webm (men det finns många kostnadsfria verktyg för videokonvertering!)
• Ingen timer-knapp, du kan behöva skära bort onödiga delar själv.
• Ingen redigering

Teambuilding

Innan vi fortsätter med våra gratis tips vill vi påminna dig om att Discord har många spelintegrationer för dina teambuildingbehov. Så om du funderar på att använda verktyget, eller redan använder det för kommunikation, se till att prova spelfunktionerna! Låt oss utan vidare dyka rakt in i dessa verktyg för teambuilding som hjälper ditt team att komma närmare varandra även under en pandemi.

Officevibe

Om du arbetar på distans kan det begränsa dina möjligheter att öppet dela med dig av dina åsikter. Officevibe hjälper ditt företag att förstå dina anställda bättre genom att tillhandahålla ett säkert utrymme för att dela med sig av ärlig feedback.

Fördelar:

• Pulsenkät: 10 nyckeltal som hjälper dig att skapa relevanta frågor och spåra resultaten, anonyma undersökningar och anonym feedback varje vecka.
• Ledarverktyg: omröstningar, svara på feedback, spåra teamets trender för att mäta resultatet, jämföra och jämföra resultaten med andra team.
• Bemästra verktyg för enskilda samtal: skapa en agenda tillsammans, konversationsmotor för att driva produktiva samtal, anpassa individuella mål till gruppens mål och fastställa åtgärder.
• Sammanfattande anteckningar och automatiserade uppföljningar
• Slack-integration

Nackdelar: 

• Frågorna i pulsundersökningen kan inte anpassas, ibland är de inte relevanta för en viss typ av företag och kan bli repetitiva (frågorna är slumpmässiga).
• Pulsenkäten behöver en större grupp för att få korrekta uppgifter och för att feedbacken ska förbli anonym. 

Donut

Donut är en Slack-integration som hjälper dina anställda att öka sin tid och sina relationer med varandra. För fjärrteam eller under pandemier kan Donut användas för att presentera nyanställda, initiera kaffepauser för anställda från olika avdelningar, eller om din organisation är liten får du chansen att lära känna vd:n.

Fördelar: 

• Personliga möten med personer som du inte har arbetat med tidigare.
• Dagliga konversationer med uppmaningar och påminnelser i kanalerna
• Ett roulettesystem som slumpmässigt matchar dig med en annan person.
• Välkomna automatiskt nya lagkamrater och bjud in dem till dina Donut-kanaler.
• Planera möten smidigt via Slack med hjälp av våra integrationer för Google Calendar och Zoom.

Nackdelar:

• Koppla ihop upp till 24 användare per omgång i endast 1 kanal
• Ingen detaljerad rapportering i gratisversionen
• Inställningen är begränsad (ingen anpassad logik, gruppstorlek eller introduktionsmeddelanden).

Husfest

Houseparty är en populär app för videochatt med spelfunktioner. Den har varit mycket populär inte bara i USA utan även i Europa. Det finns till och med ett ordspråk som lyder "Zoom på dagen, Houseparty på natten". Den är perfekt för dina fredagskvällar där du vill ha roligt - en upplyftande ersättning när glada timmar med dina arbetskamrater inte längre är möjliga.

Fördelar:

• Finns på iOS, Android, Mac, PC och som ett Google Chrome-tillägg.
• Populära spelintegrationer som Heads Up!, Trivia, Quick Draw och Chips and Guac (version av Cards against Humanity).
• Oändliga rum och du kan enkelt flyta mellan rummen.
• Fortnite-läget - kasta in ditt parti i Fortnite så att du kan ta med dig dina vänner när du spelar.
• Lås dina rum i privat läge
• Spela in din videochatt

Nackdelar:

• Begränsning till endast 8 personer per rum
• Spontana videochattar och grupphäng (välj vilka du lägger till på din vänlista, vilka som får tillgång till ditt rum och se till att du är redo att bli sedd).