Si ha leído nuestro tendencias empresariales 2021 previsiónsabrá que el trabajo a distancia seguirá existiendo para la mayoría de las empresas y los consumidores. Puede que su empresa haya tenido todo el año 2020 para averiguar qué herramientas de trabajo remoto funcionan mejor, pero apostamos a que nuestra lista de herramientas aún puede sorprenderle. Sobre todo porque son gratuitas y ofrecen el mejor valor que existe, incluso en comparación con las herramientas de pago.
Para mejorar la productividad, hay ciertas condiciones que sus equipos necesitan, como la comunicación receptiva, la colaboración cara a cara, el intercambio de conocimientos, la retroalimentación honesta y las relaciones de unión fuertes. Nuestra lista de herramientas de comunicación gratuitas se divide en tres categorías que le ayudarán a satisfacer sus necesidades:
Herramientas de mensajería y videoconferencia: mensajería instantánea, organizar reuniones, obtener actualizaciones rápidas, comunicación cara a cara y gestión de tareas en general.
Herramientas de grabación de pantalla: guarde los conocimientos del equipo, organice sesiones de formación o haga demostraciones de productos.
Herramientas de creación de equiposMantén las relaciones con los empleados, fomenta el compromiso entre los equipos y diviértete con tus colegas.
Ten en cuenta que las herramientas que vamos a revisar son gratuitas, pero todas tienen planes mejorados con características más avanzadas para que puedas ampliar tu negocio.
Mensajería y videoconferencia
Te presentamos las 6 aplicaciones más populares y gratuitas con descripciones claras de las características, ventajas y desventajas, para que sepas qué herramienta es la adecuada para tu equipo. Nuestras herramientas elegidas son Slack, Discord, Google Chat & Meet, Microsoft Teams y Zoom. Puede que hayas oído hablar de estas herramientas, pero ¿conoces todos los beneficios que puedes obtener de ellas?
Slack
El plan freemium de Slack ofrece una interfaz fácil de usar, una configuración sencilla y funciones organizativas inteligentes que han conquistado a muchas organizaciones.
Ventajas:
- Mensajería basada en el canal
- Llamada de audio 1 a 1 (límite de 15 participantes)
- Notificaciones personalizadas por palabras clave, menciones o tiempo.
- Fuente RSS
- Bots de Slack para recordatorios de tareas y mensajes
- Intercambio de archivos con un alto límite de subida (1 GB)
- Índices inteligentes de conversaciones y archivos anteriores
- Hilos de conversación
- Integraciones en prácticamente todos los flujos de trabajo y aplicaciones de la Tierra (más de 1500)pero hay un límite de 10 integraciones.
Desventajas:
- No hay pantalla compartida, ni videoconferenciao cuentas de invitados en el plan freemium
- Espacio de almacenamiento compartido limitado (5 GB) e historial de mensajes (10.000 mensajes). Por supuesto, esto depende de si no quieres guardar tus archivos y mensajes, por razones de seguridad.
Discordia
Discord se utiliza originalmente y es muy popular entre la comunidad de jugadores, pero recientemente también lo utilizan los desarrolladores y las empresas. Podemos ver por qué porque es realmente un unicornio con una amplia gama de capacidades.
Ventajas:
- Mensajería basada en el canal
- Videoconferencia
- Compartir la pantalla
- Canales de voz "push-to-talk" (pulsar para hablar). Básicamente, significa que siempre que quieras tener una discusión rápida con tus colegas, puedes entrar en sus canales de voz y tener una charla.
- No se paga por usuario
- Espacio de almacenamiento e historial de mensajes ilimitados.
- Audio de alta calidad y baja latencia. Ya que se hizo inicialmente para los jugadores que necesitan un chat de voz sin lag para comunicarse entre sí.
- Bots de Discordia que permiten a los usuarios jugar entre sí, lo que es genial para la creación de equipos.
Desventajas:
- ¡No hay hilos de conversación! Esto puede ser un gran problema para muchas empresas, porque los hilos son esenciales para mantener conversaciones relevantes y organizadas. Una forma de evitar este problema es citar a la gente, pero no es tan agradable de ver como los hilos.
- Los límites de intercambio de archivos son bajos (8 MB, lo que puede dar problemas para subir un archivo de vídeo).
- Falta de integración con el software estándar del sector.
- No hay cuentas de invitados, lo que significa que sería difícil invitar a tus clientes (potenciales) a unirse a los canales privados de tu empresa.
Google Chat & Meet
Google Chat y Meet forman parte de Google Workplace (antes G Suite), que no incluye un plan freemium. Pero si toda tu empresa ya funciona con Google, ¿por qué no le das una vuelta a estas herramientas? Aunque estas herramientas vienen juntas, Google Chat es relativamente desconocido en comparación con sus alternativas.
Ventajas:
- Mensajería basada en el canal
- Conferencias de voz/vídeo (Google Meet, hasta 100 participantes). Hasta marzo de 2021, Google no impondrá el límite de 60 minutos de reunión
- Compartir la pantalla
- Integración con Google Workplace y más de 50 aplicaciones
- Respuesta inteligente (muy parecida a la sugerencia automática de Gmail)
- Otras funciones útiles de Google Meet son el fondo virtual, las salas de reunión (que permiten dividir los debates en grupos más pequeños), las encuestas y las preguntas y respuestas (que facilitan a los participantes la formulación de preguntas).
Desventajas:
- No hay grabación (disponible en el paquete Enterprise)
- Las conversaciones se basan exclusivamente en hilos. Dependiendo de la cultura de chat de tu empresa, esto puede ser un pro o un contra.
Microsoft Teams
Microsoft Teams es de nivel empresarial y tiene características más completas, lo que hace que el proceso administrativo sea más complejo. Hay más herramientas dentro de las mismas aplicaciones, por lo que no son simplemente una app de mensajería
Ventajas:
- Estrecha integración con Office 365 y más de 650 aplicaciones
- Capacidad para compartimentar las conversaciones y organizarlas por temas o proyectos específicos en un canal
- Traducciones automáticas de textos
- Conferencias de voz/vídeo
- Compartir la pantalla
- Seguimiento de "Visto".
- Cree un nuevo canal desde cero o a partir de una plantilla existente.
- Otras cosas que se agradecen: la pizarra virtual compartida y el "modo juntos", que es un fondo compartido que hace que parezca que todos están en la misma habitación.
Desventajas:
- Hasta la pandemia, las reuniones de Microsoft Teams tienen un Límite de 60 minutos y permitir 100 participantes a la vez. Por el momento, se ha ampliado a 24 horas y 300 participantes, pero no estamos seguros de cuánto durará esta ampliación.
- Espacio de almacenamiento: sólo 2 GB por usuario individual y 10 GB de almacenamiento compartido.
Glip
Glip se creó para incorporar la comunicación y la gestión de proyectos y maximizar la productividad. Puede que se quede corto respecto a Microsoft Teams en términos de funcionalidades empresariales. Sin embargo, Glip hará frente a todas las demás herramientas gracias a sus numerosas funciones nuevas y refrescantes que beneficiarán enormemente a tu empresa.
Ventajas:
- Mensajería basada en el canal
- Actividad/Noticias
- ¡Grabación de vídeo! (la versión gratuita permite grabar hasta 10 horas y almacenarlas durante 7 días)
- Videoconferencia (24 horas de duración de la reunión y acogida de hasta 100 participantes)
- Controles del anfitrión (sala de espera, silenciar todo, control de participantes)
- Reuniones ilimitadas
- Compartir pantalla
- Cambia de reunión entre dispositivos con un solo clic
- Gestione el calendario, los archivos y las tareas con las herramientas de gestión de proyectos de Glip
Desventajas:
- Puede albergar hasta sólo 200 participantes
- Las herramientas de gestión de proyectos de Glip pueden ser adecuadas para proyectos más pequeños
- La configuración de las notificaciones puede ser insuficiente en comparación con otras aplicaciones
Zoom
Ventajas:
- Hasta 100 participantes en una reunión.
- Funciones de seguridad: control de host, reuniones cifradas con contraseñay sala de espera
- Chat en grupo y privado (durante la misma reunión).
- Grabación (guardado en su servidor local, la nube de Zoom está disponible en los planes de pago)
- Conexiones estables y mejor calidad de vídeo.
- Otras herramientas que conviene tener son las salas de reuniones, el fondo virtual, la pizarra virtual y las encuestas.
Desventajas: la duración de la reunión del grupo es limitado a 40 minutos. Muchos usuarios tienen problemas para configurar Zoom y unirse a las reuniones. No está claro si la aplicación tiene que estar instalada o no si uno quiere unirse a una reunión. Pues bien, estamos aquí para aclararlo: depende de cómo lo haya configurado el anfitrión de la reunión.
Grabación de pantalla
Dado que muchas herramientas de videoconferencia carecen de la capacidad de grabación de pantalla, queremos presentar tres de nuestros programas favoritos, como OBS Studio, Apowersoft y NCH Software.
Estudio OBS
OBS Studio es un software de grabación y edición de vídeo dos en uno. Es muy popular entre los jugadores gracias a su capacidad para transmitir vídeos en directo y grabar directamente desde las tarjetas gráficas, lo que da lugar a vídeos de alta calidad. Para el uso empresarial, esta herramienta es suficiente.
Ventajas:
- Grabación de vídeo en alta definición o transmisión en directo a servicios de transmisión populares (Facebook Live, Youtube Live, Twitch, etc.)
- No hay límite de tiempo para el vídeo
- Puede grabar e introducir componentes de diversas fuentes: capturas de ventanas, imágenes, texto, ventanas del navegador, cámaras web, tarjetas de captura y mucho más.
- Establecer teclas de acceso rápido para diferentes acciones
- Completas funciones de edición: recorte, arreglos y compilaciones flexibles de clips, transiciones personalizadas, mezclador de audio y una amplia gama de opciones de configuración.
Desventajas:
- Muy poca orientación
- La interfaz de usuario puede parecer intimidante
Screenity
Si crees que OBS Studio es demasiado complejo y elegante para ti, prueba Screenity. Es una extensión de Chrome que te permite capturar, anotar, editar y mucho más. La herramienta fue creada originalmente para fines educativos, como dar retroalimentación contextual y explicaciones detalladas a los estudiantes. Pero vemos un gran potencial en la incorporación de Screenity en su uso empresarial también, como hacer una demostración de producto para sus clientes potenciales.
Ventajas:
- Rápida instalación, sin necesidad de registrarse
- Grabaciones ilimitadas con audio
- Funciones de anotación: dibuja, añade flechas o texto a tus vídeos
- Funciones de edición: recortar o eliminar secciones de la grabación, resaltar u ocultar el cursor
- Micrófono individual y controles de audio del sistema, y pulsar para hablar
- Cuenta atrás personalizada, controles ocultos y muchas más opciones de personalización
- Exporta como mp4, gif y webm, o guarda el vídeo directamente en Google Drive
- Subir a Google Drive
Desventajas:
- Sólo disponible en Chrome (por ahora)
- Todavía hay algunos errores y fallos que deben ser corregidos, ya que se trata de una herramienta recién lanzada
Recordscreen.io
Si tu único objetivo es grabar rápidamente tu pantalla, quizás Recordscreen.io sea tu herramienta. Se trata de una herramienta muy sencilla y directa, sólo tendrás que ir a la página web y darle a grabar. La hemos probado y, literalmente, sólo te ha costado unos pocos clics poner en marcha la grabación.
Ventajas:
- Grabación de pantalla rápida y sencilla desde el navegador (sin instalación ni registro)
- Graba desde tu pantalla, cámara web y audio
- No hay límite de tiempo para el vídeo
- Sin marca de agua
- Descargue su vídeo de inmediato
Desventajas:
- El único formato de vídeo es Webm (¡pero hay muchas herramientas de conversión de vídeo gratuitas!)
- No hay botón del temporizador, es posible que tengas que recortar las partes innecesarias por ti mismo
- No hay edición
Creación de equipos
Antes de seguir con nuestras selecciones gratuitas, nos gustaría recordarles que Discordia tiene muchas integraciones de juegos para sus necesidades de creación de equipos. Así que si estás pensando en utilizar la herramienta, o ya la utilizas con fines de comunicación, ¡asegúrate de probar las funciones de juego! Sin más preámbulos, vamos a sumergirnos en estas herramientas de creación de equipos que ayudarán a tu equipo a estar más unido incluso durante la pandemia.
Officevibe
Trabajar a distancia puede limitar su posibilidad de compartir abiertamente sus opiniones. Officevibe ayuda a su empresa a entender mejor a sus empleados proporcionando un espacio seguro para compartir opiniones sinceras.
Ventajas:
- Encuesta de pulso: 10 métricas clave que le ayudarán a crear preguntas relevantes y a hacer un seguimiento de los resultados, encuestas anónimas semanales y comentarios anónimos
- Herramientas de gestión: encuestas, respuesta a los comentarios, seguimiento de las tendencias del equipo para medir sus resultados, seguimiento de los resultados de comparación y referencia con otros equipos.
- Dominar las herramientas del 1 a 1: construir la agenda juntos, el motor de conversación para impulsar conversaciones productivas, alinear los objetivos individuales con los del equipo y establecer elementos de acción.
- Notas de recapitulación y seguimientos automatizados
- Integración de Slack
Desventajas:
- Las preguntas de la encuesta Pulse no son personalizables, a veces no son relevantes para un determinado tipo de empresa y pueden resultar repetitivas (las preguntas son aleatorias)
- La encuesta Pulse necesita un grupo más grande para obtener datos precisos y para que las opiniones sean anónimas
Donut
Donut es una integración de Slack que ayuda a aumentar el tiempo de unión y las relaciones de tus empleados. Para los equipos remotos o durante la pandemia, Donut se puede utilizar para presentar a los nuevos contratados, iniciar las pausas para el café de los empleados de diferentes departamentos o, si su organización es pequeña, tendrá la oportunidad de conocer al director general.
Ventajas:
- Reuniones cara a cara con personas con las que no ha trabajado antes
- Avisos y recordatorios de conversaciones diarias en los canales
- Un sistema de ruleta que te empareja al azar con otra persona
- Dar la bienvenida automáticamente a nuevos compañeros de equipo e invitarlos a unirse a su(s) canal(es) de Donut
- Programe reuniones sin problemas a través de Slack utilizando nuestras integraciones de Google Calendar y Zoom
Desventajas:
- Empareja hasta 24 usuarios por ronda en un solo canal
- No hay informes detallados en la versión gratuita
- La configuración es limitada (no hay lógica personalizada, tamaño del grupo o mensajes de introducción)
Houseparty
Houseparty es una popular aplicación de videochat con funciones de juego. Ha hecho furor no sólo en Estados Unidos, sino también en Europa. Incluso hay un dicho que dice: "Zoom de día, Houseparty de noche". Es perfecta para las tardes de los viernes en las que quieres divertirte: un sustituto estimulante cuando las horas felices con tus compañeros de trabajo ya no son posibles.
Ventajas:
- Disponible en iOS, Android, Mac, PC y como extensión de Google Chrome
- Integración de juegos populares como Heads Up!, Trivia, Quick Draw y Chips and Guac (versión de Cards against Humanity)
- Habitaciones infinitas y flotar fácilmente entre las habitaciones.
- Modo Fortnite: lanza tu fiesta en Fortnite para que puedas llevar a tus amigos mientras juegas
- Bloquea tus habitaciones en modo privado
- Graba tu videochat
Desventajas:
- Límite de sólo 8 personas por habitación
- Videoconferencias espontáneas y quedadas en grupo (sé selectivo con quién añades a tu lista de amigos, a quién está abierta tu sala y asegúrate de que estás preparado para que te vean)
